Ieri, in questo articolo, abbiamo iniziato la trattazione dell' attuazione delle norme sull'accesso civico generalizzato (c.d. FOIA), commentando la Circolare n.1/2019 elaborata dal Ministero per la Pubblica Amministrazione insieme con l’Autorità Nazionale anticorruzione (A.N.AC.) e con il Garante per la protezione dei dati personali.

Continuiamo, oggi, approfondendo le novità relative alla fase di riesame, agli strumenti messi a disposizione dei cittadini, al Protocollo informatico e al Registro degli accessi.

§4 Partecipazione dei controinteressati alla fase di riesame

Può accadere che la presenza di controinteressati emerga solo in fase di riesame, quando il Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza (RPCT) si accorge che in prima istanza non sono state eseguite le comunicazioni ai controinteressati, poiché in quella sede c’è stata un’erronea valutazione degli interessi privati tutelati dall’art. 5-bis, comma 2, D.Lgs. n. 33/2013.

In queste ipotesi, la Circolare consente l’intervento del controinteressato, per la prima volta, in sede di riesame. Egli riceverà la comunicazione di avvio del procedimento (art. 7, Legge n. 241/90 e art. 5, comma 5, D.Lgs. n. 33/2013) e gli saranno riconosciute tutte le prerogative previste per il procedimento in prima istanza: possibilità di presentare una motivata opposizione entro 10 giorni dalla ricezione della comunicazione e, ove necessario, possibilità di sospensione del termine di conclusione del procedimento di riesame (20 giorni) fino all’eventuale opposizione dei controinteressati e comunque per non più di 10 giorni.

D’altronde, considerato che in questi casi l’errore iniziale (mancata instaurazione del contraddittorio) è imputabile direttamente all’amministrazione, si tratta dell’unica soluzione in grado di assicurare al controinteressato l’esercizio del diritto di difesa nell’ambito del procedimento amministrativo.

§5 Termine per proporre l’istanza di riesame

Il D.Lgs. n. 33/2013 non individua espressamente un termine entro il quale proporre la domanda di riesame, il che rischia di provocare un sostanziale aggiramento del termine di decadenza (30 giorni) previsto per impugnare la decisione dell’amministrazione davanti al giudice amministrativo o al difensore civico.

Per evitare ciò, il Ministero ritiene ragionevole prevedere che il procedimento di riesame debba essere attivato entro il termine di 30 giorni dalla decisione di prima istanza.

In verità, trattasi di un termine non espressamente previsto dall’art. 5, comma 7, del D.lgs. n. 33/2013, ma che certamente appare in linea con la disciplina generale dei ricorsi amministrativi (art. 2, comma 1, d.P.R. n. 1199/71), al quale l’istituto del riesame risulta riconducibile.

Ne deriva – spiega la Circolare – che, decorso il termine sopra indicato, il Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza (RPCT) può dichiarare irricevibile l’istanza di riesame, fatti salvi i casi in cui la tardività risulti incolpevole o comunque giustificata alla luce delle specifiche motivazioni addotte dall’istante.

§6 Strumenti tecnologici di supporto

Agevolare i cittadini nella proposizione delle richieste di accesso civico permette la piena realizzazione delle finalità di trasparenza, di partecipazione consapevole alle decisioni pubbliche e di controllo diffuso sull’operato delle amministrazioni.

Con questo obiettivo, la Circolare annuncia che il Dipartimento della funzione pubblica metterà a disposizione dei cittadini – sul sito www.foia.gov.it – una procedura guidata che faciliterà al richiedente la corretta individuazione sia della tipologia di accesso rispondente al suo interesse, sia dell’amministrazione destinataria della richiesta, sulla base di pochi elementi qualitativi (ad es.: ambito tematico, localizzazione, interesse conoscitivo, ecc.)

Su questa linea, le amministrazioni sono invitate sin da subito a mettere a disposizione degli utenti un modulo online per la richiesta di accesso che preveda i campi indicati dalla normativa in materia (v. §1).

L’obbligo legale di concludere il procedimento – con provvedimento espresso e motivato – entro 30 giorni dalla “presentazione” dell'istanza, con la comunicazione al richiedente e agli eventuali controinteressati, fa sì che questo termine inizi a decorrere sin dalla protocollazione della richiesta di accesso.

Su questo punto, il documento ministeriale evidenzia le criticità derivanti dai ritardi nella gestione dell’istanza, spesso imputabili ad un’organizzazione inefficiente delle Pubbliche Amministrazioni nella gestione dell’istanza, che troppo spesso giunge all’Ufficio o Settore interno competente dopo diversi giorni dalla protocollazione, con conseguente responsabilità dell’Ente per inosservanza dei termini temporali di legge.

Pertanto, il Ministero invita le amministrazioni a prevedere soluzioni che assicurino la tempestiva protocollazione di ogni istanza di accesso civico, mediante sistemi di protocollo informatico capaci di gestire al loro interno l’organigramma aggiornato dell’amministrazione, in modo da poter individuare in tempi brevi (e certi) l’Ufficio o il Settore competente ad istruire l’istanza.

Evidentemente, l’organizzazione informatica non può prescindere da un’adeguata formazione del personale addetto allo smistamento e all’assegnazione delle istanze FOIA, tenuto conto dell’oggetto e dell’ambito ivi indicati e non sempre di agevole comprensione, trattandosi di un testo liberamente inserito dal richiedente.

Ricordiamo che, già nel 2017, il Ministero evidenziava l’opportunità di creare all’interno delle amministrazioni un help desk costituito da unità di personale individuate ed adeguatamente istruite in materia di accesso civico.

§7 Protocollo informatico e Registro degli accessi

I moderni sistemi di protocollazione e gestione documentale consentono agevolmente di gestire il procedimento di accesso in tutte le sue fasi, dall’acquisizione della richiesta alla decisione finale.

Ciò consente la corretta gestione del Registro degli accessi, all’interno del quale ciascuna amministrazione indica gli estremi delle richieste ricevute e il relativo esito, omettendo la pubblicazione di dati personali eventualmente presenti.

Su questo argomento, assume particolare rilievo la figura del Responsabile per la transizione al digitale (RTD) cui è affidato il coordinamento del processo di diffusione all’interno dell’amministrazione dei sistemi di protocollo informatico, ed i cui compiti sono precisanti nella Circolare del Ministero per la semplificazione e la pubblica amministrazione n. 3/2018.

Già l’art. 17, comma 1, D.Lgs. n. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale), stabiliva che ciascuna Pubblica Amministrazione era tenuta ad affidare ad un unico ufficio dirigenziale, fermo restando il numero complessivo degli uffici, la “transizione alla modalità operativa digitale e i conseguenti processi di riorganizzazione finalizzati alla realizzazione di un’amministrazione digitale e aperta, di servizi facilmente utilizzabili e di qualità, attraverso una maggiore efficienza ed economicità”, nominando appunto un Responsabile per la Transizione al Digitale (RTD).

Il Ministero per la semplificazione e la pubblica amministrazione ha recentemente sollecitato le Pubbliche Amministrazioni finora inadempienti ad attivarsi nell’osservare l’obbligo di legge.

In particolare, all’Agenzia per l’Italia Digitale è stato affidato il compito di fornire mensilmente al Dipartimento della funzione pubblica i dati relativi alle nomine registrate sull’Indice delle Pubbliche Amministrazioni per i provvedimenti di competenza.

Contemporaneamente, il Dipartimento della funzione pubblica ha predisposto un documento contenente specifiche tecniche denominato “Indicazioni operative per l’implementazione del registro degli accessi FOIA”, disponibile sul sito www.foia.gov.it.

Le pubbliche amministrazioni che già dispongono di sistemi di protocollo informatico in grado di rispondere alle regole tecniche vigenti sono invitate ad adottare i citati schemi e a pubblicare il Registro degli accessi nel formato standard indicato.